I.
PENDAHULUAN
Era globalisasi
menuntut kapasitas manajemen organisasi dalam transformasi menuju perubahan
manajemen dengan sistem manajemen kontemporer atau yang lebih dikenal dengan
sebutan “Total Quality Manajemen (TQM)”. TQM merupakan suatu pendekatan yang
dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka memperbaiki kualitas “output”nya,
menekan biaya produksi dan meningkatkan produktivitasnya.
Pengadaan
perencanaan strategik sangat diperlukan untuk mencapai derajat TQM yang baik.
Perencanaan strategik sebagai proses awal manajemen strategik merupakan suatu
proses di mana staf penuntun organisasi
menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta
pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut.
Perencanaan
strategik biasanya terdiri atas unsur-unsur. Di antaranya yaitu: vision
(gambaran masa depan), misi, asas-asas penuntun, tujuan strategik, strategi
untuk mencapai tujuan itu, dan rumusan kegiatan pendukung. Dalam makalah ini,
penulis akan membahas tentang pengertian perencanaan dan rencana manjemen dalam
organisasi, asas-asas perencanaan disertai dengan keuntungan dan kerugiannya,
jenis-jenis rencana, dan pengertian planning, progamming, dan budgeting dalam
SP4.
I.
Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari perencanaan dan rencana
manajemen dalam suatu organisasi?
2. Apa sajakah asas-asas perencanaan beserta
keuntungan perencanaan dan kerugiannya dalam suatu organisasi?
3. Apa sajakah jenis-jenis rencana dalam suatu
organisasi?
4. Apa yang dimaksud dengan planning, progamming,
dan budgeting dalam SP4?
II.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan dan
Rencana Manajemen dalam Organisasi
Perencanaan
(planning) merupakan suatu proses yang dilakukan di awal untuk menetapkan
berbagai hasil akhir (end results)
yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa yang akan datang. Strategi
menjelaskan tujuan strategik yang hendak dicapai. Tujuan strategik merupakan
keadaan yang dituntut untuk membawa organisasi ke arah vision (gambaran ideal
tentang di mana dan bagaimana organisasi berwujud pada masa yang akan datang)
yang dicanangkan. Dari pernyataan di atas disimpulkan bahwa perencanaan
strategik merupakan suatu proses dinamik yang dapat menggerakkan seluruh bagian
organisasi.
Perencanaan
strategis merupakan salah satu bagian penting dari TQM (Total Quality Manajemen). Tanpa arahan jangka panjang yang jelas,
sebuah institusi tidak dapat merencanakan peningkatan mutu.
Perencanaan
strategis memungkinkan formulasi-formulasi jangka panjang dan perubahan
institusional berdasarkan pertimbangan rasional. Antara kegiatan perencanaan
dengan hasil akhir terdapat jeda waktu (time
lag). Semakin panjang rencana yang dibuat maka jeda waktu antara
perencanaan dengan hasil akhir yang ingin dicapai semakin lama, dan derajat
ketidakpastian pencapaian hasil akhir tersebut semakin besar. Sebaliknya,
semakin pendek jeda waktu antara perencanaan dengan target yang ingin dicapai
maka derajat ketidakpastian pencapaian hasil tersebut semakin kecil[1].
Proses perencanaan
strategi dalam konteks pendidikan tidak jauh berbeda dengan yang biasanya dipergunakan
dalam dunia industri. Alat-alat yang digunakan untuk menentukan misi dan tujuan
akhir, alat untuk menganalisa kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman juga
hampir sama, hanya perlu penerjemahan yang baik. Alat-alat tersebut merupakan
proses pemikiran anggota-anggota terhadap institusi yang mereka miliki. Seperti
mempertanyakan bagaimana keberadaan institusi di lingkungan sekitar, untuk
siapa dan apa institusi tersebut didirikan, dan lain sebagainya.
Rencana strategis
atau yang lebih dikenal dengan rencana pengembangan usaha atau institusi
merupakan rincian tolok ukur-tolok ukur yang kelak digunakan institusi untuk
mencapai misinya. Rencana strategis biasanya disusun dalam skala waktu
menengah, di atas tiga tahun. Tujuannya untuk memberi pedoman dan arahan kepada
institusi.
Organisasi dapat
melakukan rencana strategis apabila:
a.
Dapat menggambarkan masa
depannya secara jelas
b.
Dapat merumuskan atau
menyimpulkan missinya
c.
Dapat membedakan missinya
dengan missi organissai di atasnya
d.
Dapat mengetahui “customers” nya yang penting
e.
Terdapat pimpinan yang
menghayati perlunya kualitas dan produktivitas[2]
B.
Asas-Asas Perencanaan beserta
Keuntungan Perencanaan dan Kerugiannya dalam Organisasi
1.
Asas-asas perencanaan dalam
suatu organisasi
Asas-asas
perencanaan dalam suatu organisasi merupakan pola nilai-nilai yang perlu dianut
oleh tata laku anggota organisasi. Nilai-nilai dari sebuah organisasi merupakan
prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasi dan pencarian organisasi tersebut
dalam mencapai visi dan misinya. Nilai-nilai tersebut mengekspresikan
kepercayaan dan ciat-cita institusi.
Statemen-statemen
yang terdapat pada nilai-nilai perencanaan harus bisa dikomunikasikan ke
seluruh bagian institusi. Nilai-nilai tersebut yang mengemudikan organisasi dan
memberikan arah. Nilai-nilai tersebut disesuaiakn dengan lingkungan di mana
institusi tersebut beroperasi. Nilai-nilai tersebut harus meanancapkan hubungan
yang baik dengan para pelanggan maupun para staf.
Setiap institusi menentukan
nilai-nilai yang sesuai dengannya. Beberapa hal yang tercantum dalam
nilai-nilai sebuah organisasi, antara lain yaitu:
a.
Kita mengutamakan para pelajar
kita
b.
Kita bekerja dengan standar
integritas profesional tertinggi
c.
Kita bekerja sebagai tim
d.
Kita memiliki komitmen terhadap
peningkatan yang kontinu
e.
Kita memberi kesempatan yang
sama pada semua
f.
Kita akan memberikan mutu
pelayanan yang tertinggi[3]
2.
Keuntungan perencanaan dalam
suatu organisasi
Apabila perencanaan
dilaksanakan dengan benar dan didukung oleh komitmen pemimpin, maka perencanaan
dapat memberi manfaat bagi organisasi. Di bawah ini beberapa manfaat dari suatu
perencanaan dalam orgaisasi, yaitu:
a)
Perencanaan strategik dapat
memperkuat “critical mass” menjadi
tim yang kompak, karena diarahkan untuk menganut nilai-nilai pokok, sistem
utama, dan tujuan bersama.
Critical mass merupakan kelompok tenaga inti
suatu organisasi yang memiliki motivasi, “aptidute”
dan pengetahuan mendasar (profound
knowledge) untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas organisasi.
b)
Perencanaan strategik dapat
membantu untuk mengoptimisasikan “performance”
organisasi. “performance” organisasi
meningkat apabila seluruh fungsi atau bagian organisasi bekerjasama secara
serasi.
c)
Perencanaan strategik dapat
membantu pimpinan untuk selalu memusatkan perhatian dan menganut kerangka bagi
perbaikan secara kontinu.
d)
Perencanaan strategik memberikan
pedoman bagi pengambilan keputusan sehari-hari
e)
Perencanaan strategik selalu
memberi kemudahan dalam mengukur kemajuan organisasi, yaitu dalam usaha
mencapai tujuannya untuk memperbaiki kualitas dan produktivitas[4]
3.
Kerugian perencanaan dalam
suatu organisasi
Beberapa hal berikut
ini adalah persoalan-persoalan yang sering timbul dalam kaitannya dengan proses
perencanaan antara lain yaitu:
a. Tidak ada visison
yang baik
b. Pandangan miopi
(jangka pendek)
c. Sulit untuk mengukur
sukses
d. Tidak ada niat untuk
mengukur
e. Persoalan bahasa
f. Rencana di berkas
g. Terkotak-kotak
(tidak saling berhubungan)
h. Rencana jangka
panjang tidak diumumkan (hanya eselon atas yang mengetahuinya, sehingga para
karyawan eselon bawah sulit bekerja sesuai dengan yang digariskan eselon atas)
i. Rencana jangka
panjang tidak berkait dengan pekerjaan sehari-hari (pekerjaan sehari-hari
karyawan tidak diintegrasikan demi tujuan organisasi)
j. Tidak dapat
menangani keadaan darurat
k. Tidak ada
kontinuitas (kesulitan bagi pejabat baru untuk meneruskan rencana yang ada)
l. Tidak didukung
sumber daya
m. Rencana dibuat oleh
konsultan (pihak luar organisasi)
n. Kurang komunikasi[5]
C.
Jenis-Jenis Rencana dalam Organisasi
Berdasarkan jangka
waktunya, rencana terbagi menjadi 2 macam yaitu:
1.
Rencana jangka panjang( long term plan)
Merupakan rencana yang memiliki
jangka waktu lima tahun lebih.
2.
Rencana jangka pendek( short term plan)
Merupakan rencana
yang memiliki jangka waktu satu sampai tiga tahun.
Pembagian jenis
rencana dapat dilihat dari antara jenis rencana yang dibuat dan jenis keputusan
yang dibuat. Pada saat perusahaan berhubungan dengan berbagai aktifitas/masalah
yang membutuhkan keputusan rutin (programmed
decision), perusahaan dapat membuat rencana yang bisa diterapkan untuk
mengatasi berbagai aktivitas atau masalah rutin trsebut. Rencana ini disebut
sebagai rencana berkelanjutan (standing
plan). Misalnya aturan, kebijakan dan standard operating procedure (SOP).
Sebaliknya,
perusahaan dapat mengembangkan rencana yang ditujukan untuk mengatasi masalah
program yang tidak terprogram (unprogrammed
decision) rencana ini disebut sebagai single-use plan. Proses pembuatan
rencana akan dijelaskan sebagai berikut:
a)
Menetapkan tugas dan tujuan
b)
Observasi dan analisa
c)
Mengadakan
kemungkinan-kemungkinan, seperti kemungkinan besar biaya, lamanya penyelesaian,
dan efektivitas-efektivitas lainnya
d)
Menentukan sintesa (alternatif
dari kemungkinan-kemungkinan)
D.
Planning, Programming,
Budgeting dalam SP4
SP4 atau PPBS
(Planning, Programming, Budgeting System) merupakan perencanaan yang diperlukan
dalam melaksanakan proyeksi maupun untuk memperkirakan tingkat perkembangan
dalam kurun waktu tertentu. Dalam persiapannya biasanya dikenal:
1.
Model untuk analisis demografis
dan proyeksi penduduk
2.
Model untuk memproyeksikan
enrolmen (jumlah siswa terdaftar) sekolah
3.
Model untuk memproyeksikan
kebutuhan tenaga kerja
4.
Cost benefit/investment
efficiency approach (pendekatan efektivitas biaya) yaitu, penentuan besarnya
investasi dalam dunia pendidikan sesuai dengan hasil keuntungan atau
efektivitas yang akan diperoleh (Guruge: 197)
Model- model di atas
sering dipakai untuk menganalisis proyek-proyek dalam kriteria efisiensi dan
efektivitas ekonomis. Melalui model tersebut dapat diketahui proyek yang paling
fleksibel dan baik sehingga dapat dijadikan sebagai alternatif penanggulangan
terhadap masalah yang dihadapi.
Berikut akan dijelaskan planning, programming, dan budgeting. Antara lain yaitu:
a.
Planning
Perencanaan merupakan proses menetapkan target spesifik pada kinerja dengan
mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal dalam organisasi. Perencanaan
ini ditetapkan oleh manajer untuk meramalkan arah pada jangka waktu yang
panjang.
Perencanaan memiliki unsur-unsur antara lain yaitu:
1)
Tindakan apa
yang harus dilakukan
2)
Mengapa
tindakan tersebut harus dilakukan
3)
Di mana
tindakan tersebut dilakukan
4)
Kapan tindakan
tersebut dilakukan
5)
Siapa yang akan
melakukan tindakan tersebut
6)
Bagaimana cara
melaksanakan tindakan tersebut
b.
Programming
Program merupakan
serangkaian kegiatan yang memilki durasi waktu tertentu, yang bertujuan untuk
mendukung tercapainya tujuan oragnisasi. Misalnya, program periklanan (advertising program) oleh sebuah
perusahaan diawali dengan perumusan pesan iklan yang ingin disamapaikan kepada
para konsumen dan diakhiri dengan evaluasi pasca penempatan iklan di media (TV,
radio, dan lain-lain).
Perumusan pesan
iklan merupakan aktivitas awal program periklanan sebuah organisasi. Untuk
merumuskan pesan iklan, organisasi dapat dibantu oleh advertising agency (pihak periklanan). Iklan yang dibuat dijadikan
sebagai penunjang pencapaian tujuan organisasi.
c.
Budgeting
Budget atau yang lebih
dikenal sebagai anggaran merupakan penerjemahan program ke dalam satuan numerik.
Anggaran tidak dapat disusun dengan baik apabila organisasi tidak memiliki
program yang jelas. Hal tersebut dikarenakan setiap rupiah yang akan
dikeluarkan dalam anggaran mengacu kepada program yang akan dilaksanakan oleh
organisasi.
Secara garis besar,
budget yang disusun oleh perusahaan dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori,
yaitu master budget dan capital budget
(Smith et.al., 1993:1116-1120). Berikut penjelasan keduanya:
1.
Master Budget
Master budget
menunjukkan keseluruhan perencanaan organisasi dalam satuan numerik dalam
periode tertentu dan biasanya bersifat jangka pendek. Master budget terbagi
menjadi dua bagian, yaitu:
a)
Operating budget, berisi
berbagai hasil yang diharapkan dari operasi organisasi selama periode anggaran
dalam bentuk estimasi revenues, expenses,
dan income.
b)
Financial budget, berisi
proyeksi jumlah, sumber, dan penggunaan kas serta berbagai sumber daya lain,
yang digunakan dalam operasi perusahaan termasuk saldo akhir dari kas dan
berbagai sumber daya lainnya
2.
Capital budget
Capital budget
merupakan budget yang disiapkan organisasi apabila organisasi membutuhkan
investasi yang besar, yang mana organisasi tersebut memiliki jangka waktu
pengambilan investasi yang panjang[6].
III.
KESIMPULAN
1. Perencanaan
merupakan proses yang dilakukan di awal untuk menetapkan berbagai hasil akhir (end results) yang ingin dicapai oleh
suatu organisasi di masa yang akan datang.
2. Rencana merupakan
rincian tolok ukur-tolok ukur yang kelak digunakan institusi untuk mencapai
misinya.
3. Asas-asas
perencanaan dalam organisasi pola nilai-nilai yang perlu dianut oleh tata laku
anggota organisasi. Nilai-nilai dari sebuah organisasi merupakan
prinsip-prinsip yang menjadi dasar operasi dan pencarian organisasi tersebut
dalam mencapai visi dan misinya.
4. Keuntungan
perencanaan antara lain:
a. Memperkuat “critical mass” menjadi tim yang kompak
b. Mengoptimisasikan “performance” organisasi.
c. Membantu pimpinan
untuk selalu memusatkan perhatian dan menganut kerangka bagi perbaikan secara
kontinu.
d.
Memberikan pedoman bagi
pengambilan keputusan sehari-hari
e. Memudahkan dalam
mengukur kemajuan organisasi
5. Kerugian dari
perencanaan antara lain yaitu:
a)
Tidak ada visison yang baik
b)
Pandangan miopi (jangka pendek)
c)
Sulit untuk mengukur sukses
d)
Tidak ada niat untuk mengukur
e)
Persoalan bahasa
f)
Rencana di berkas
g)
Terkotak-kotak (tidak saling
berhubungan)
h)
Rencana jangka panjang tidak
diumumkan
i) Rencana jangka panjang tidak berkait dengan
pekerjaan sehari-hari
j)Tidak dapat
menangani keadaan darurat
k)
Tidak ada kontinuitas
l)Tidak didukung
sumber daya
m) Rencana dibuat oleh
konsultan (pihak luar organisasi)
n)
Kurang komunikasi
6.
Jenis-jenis rencana antara lain
yaitu:
a.
Berdasarkan jangka waktunya ada
dua macam, yaitu:
1)
Rencana jangka panjang
2)
Rencana jangka pendek
b.
Berdasarkan jenis rencana dan
keputusan yang dibuat ada dua macam, yaitu:
1)
Rencana berkelanjutan (standing
plan)
2)
Single-up plan
7.
Planning, programming,
budgeting dalam SP4
SP4 merupakan
perencanaan yang diperlukan dalam melaksanakan proyeksi maupun untuk
memperkirakan tingkat perkembangan dalam kurun waktu tertentu.
Planning merupakan proses menetapkan target spesifik pada kinerja dengan
mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal dalam organisasi. Progamming merupakan
serangkaian kegiatan yang memilki durasi waktu tertentu, yang bertujuan untuk
mendukung tercapainya tujuan oragnisasi. Budgeting merupakan penerjemahan
program ke dalam satuan numerik.
IV.
PENUTUP
Demikian makalah ini kami buat, semoga bermanfaat dan menambah ilmu bagi
pemakalah khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya. Kami yakin makalah ini
jauh dari kempurnaan. Oleh sebab itu kriti dan saran dari para pembaca sangat
kami butuhkan. Segala kesempurnaan dan kebenaran hanyalah milik Allah SWT, dan
kami selaku pemakalah mohon ma’af atas kekurangan dan kekhilafan.
V.
DAFTAR PUSTAKA
Hardjosoedarmo,
Soewarso, Total Quality Manajemen Edisi
Revisi, Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 1996
Sallis, Edward, Total Quality Manajement In Education,
Jogjakarta: IRCiSoD, 2010
Solihin, Ismail, Pengantar Manajemen, Jakarta: Penerbit
Erlangga, 2010
[1] Ismail Solihin, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Penerbit Erlangga, 2010) hlm. 63
[2] Soewarso Hardjosoedarmo, Total Quality Manajemen, (Yogyakarta:
Andi Yogyakarta, 1996) hlm. 76
[3] Edward Sallis,Total Quality Manajemen In Education, (Jogjakarta: IRCiSoD, 2010)
hlm. 218
[4] Soewarso Hardjosoedarmo, Total Quality Manajemen,hlm. 76-78
[5] Soewarso Hardjosoedarmo, Total Quality Manajemen, hlm. 82-83
[6] Ismail Solihin, Pengantar Manajemen, hlm. 72
